Telefoniste / Receptioniste

Algemene omschrijving

De receptioniste draagt zorg voor een nette en plezierige werkomgeving. Door zijn/haar persoonlijke en klantvriendelijke benadering geeft deze ‘office supporter’ een extra beleving aan werken. Kortom: Office support medewerkers vormen het gezicht van deze klant en hebben meer in zich dan alleen receptioniste zijn.

Wat ga je doen?

Telefoonverkeer

- Aannemen van inkomende gesprekken en deze doorverbinden naar de desbetreffende persoon of afdeling;

- Noteren van berichten en deze doorgeven aan belanghebbenden;

- Verstrekken van eenvoudige inlichtingen van algemene aard, zoals onder meer de aan- en afwezigheid van medewerkers, over de instelling en over administratief organisatorische zaken.

Bezoekers en toezicht

- Verwelkomen en registreren van bezoekers;

- Verstrekken van inlichtingen aan bezoekers/klanten;

- Melden aanwezigheid bezoeker bij betreffende collega;

- Uitvoeren toegangscontrole door het houden van toezicht op personen die gebouwen

betreden of verlaten; bedienen van daaraan gerelateerde installaties.

Reserveringen en administratie

- Boeken van vergader-/werkruimtes en bijhouden van de bezetting;

- Reserveren en bestellen van de gewenste audiovisuele hulpmiddelen;

- Maken en bijhouden van telefoonlijsten;

- Assisteren bij het verzendklaar maken van mailings;

- Verrichten van eenvoudig typewerk;

- Verwerken van post;

- Beheren van de kleine kas.

Ondersteuning BHV

- Verzorgen van de communicatie bij bedrijfshulpverlening;

- Contact onderhouden met bedrijfshulpverleners;

- Opnemen van telefoongesprekken;

- Inschakelen van het hoofd bedrijfshulpverlening.

Gestelde eisen

Om deze afwisselende functie op een goede manier te kunnen uitoefenen, moet je nogal wat kwalificaties in huis hebben:

- Ervaring in de facilitaire dienstverlening is een grote pre, maar wellicht heb je je wel op een andere manier ontwikkeld, bijvoorbeeld door je horeca of hotelwezen achtergrond.

- Je kan goed organiseren, je bent een teamplayer en bewust van je omgeving.

- Je beschikt over zeer goede communicatieve vaardigheden (je spreekt accentloos Nederlands en beheerst de Engelse taal) en een representatief uiterlijk, je bent tenslotte bij uitstek ons visitekaartje en dat van de klant.

- Je bent zeer dienstverlenend, flexibel initiatiefrijk, stressbestendig en een echte aanpakker; jouw motto is: ik ga ervoor!

- Uiteraard ben je een beetje handig met de computer, Kun je goed met Word, Excel en Outlook overweg en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

- Verder werk je op minimaal mbo-niveau.

Uren

25.5 uur per week

Salaris

10.50 per uur