Secretaresse- Utrecht

Algemene omschrijving

• Postverwerking en zo mogelijk zelf behandelen.
• In afwezigheid/bezet zijn van het MT-lid beoordelen of binnenkomende telefoongesprekken een directe afhandeling vereisen en daartoe actie ondernemen.
• In overleg met het MT-lid afspraken maken en vastleggen.
• Het verzorgen van de uitgaande post ten behoeve van het MT-lid (in de Nederlandse of Engelse taal), aan de hand van (soms summiere) gegevens, eigen inzicht of concept.
• Het bijhouden van het archief van het MT-lid.
• Het voorbereiden van vergaderingen voor wat betreft benodigde stukken, vergaderruimten en apparatuur, e.d.
• Het notuleren van vergaderingen en het maken van de verslagen.
• Het bewaken van de voortgang van besluiten en zonodig appelleren.
• Het verrichten van overige secretariaatswerkzaamheden.
• Heeft een vraagbaakfunctie binnen de afdeling naar afdelingen c.q. personen uit de organisatie.
• Weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Kan werkzaamheden van andere secretaresses overnemen.
• Is correctief naar leidinggevende, zijn/haar zogenaamd ‘sociaal geweten’.
• Past zich aan het karakter van de afdeling aan en het niveau van de klanten/medewerkers die contact zoeken.
• Moet in staat zijn hoofd- en bijzaken te onderscheiden en prioriteiten, zoals gewenst door leidinggevende en juist voor de onderneming, te stellen.
• Dient zoveel mogelijk werk over te nemen van het MT-lid.
• Verrichten van specifieke beheerstaken binnen de afdeling.

Gestelde eisen

• Niveau: HAVO + secretariële opleiding.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van de procedures op het secretariaat en de procedures over een aantal zaken in de onderneming, zoals gedelegeerde bevoegdheden.
• Kennis van MS Office, zoals Windows, Word, Excel, PowerPoint, Outlook en NIS (Ascom (Nederland) Informatie Systeem).
• Kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Kennis van de interne verhoudingen en externe relaties.
• Kennis van de overige voorkomende secretariaatswerkzaamheden, zoals archivering, post¬verwerking, het maken van afspraken, enz.
Het omgaan met standaard kantoorautomatiseringssystemen.

Uren

32 uur per week

Salaris

Afhankelijk leeftijd en ervaring, rond de 2750 bruto per maand

Meer informatie

Ons aanbod:

- 32 uur per week
- Minimaal 24 vakantiedagen
- 13 ADV dagen
- Goede pensioenregeling
- 8% vakantietoeslag
- Winstuitkering of
- Bonus
- Spaarloonregeling
- Collectieve zorgverzekering
- Actieve personeelsvereniging
- Opleidingen